從重複抄單到核對草稿，讓建單經驗留下來

接手工作，才看見同一批資料被抄了好幾次

2026 年 7 月底，到職不久的 Matt 即將接手下單工作。看完流程，他的反應是：「很難懂，霧煞煞，很多規則要判斷，又好像很多重複的步驟。」後來的盤點確認，同一批品項從報價單、下單信到 BC 訂單與追蹤表，確實一路靠人工複製貼上。Vida 與 Matt 的第一組，便從這段日常作業開始改善。

原先的構想橫跨報價到下單，包含多個系統比對與檢核。需求越完整，需要的權限和判斷也越多。經過 CoE 討論與 Office Hour，第一階段縮小為「讀下單信，產出 BC 建單預覽」：先做能與原件核對的草稿，再逐步擴充。

範圍收斂後，Matt 對著建單畫面逐欄說明資料從哪裡來、如何填寫、有哪些例外。這些規則成為欄位對應表，也讓團隊找出最難的一欄：料號。

同一品項可能有多筆敘述相近的料號，連人都要翻舊單才敢選。AI 即使讀對品名，也未必知道該帶出哪一筆。團隊決定配對歷史下單信與實際 BC 訂單，建立品名與料號的對照，卻又卡在歷史資料取得。

專案討論中，AI 組同仁提出利用既有可存取的訂單畫面，透過瀏覽器操作取得歷史紀錄，讓對照表得以建立。明確對應時由 AI 帶出；查不到或有多筆候選，就交回人判斷。工作坊的協助在這裡落到具體問題：先找出缺少的材料，再尋找可行的取得方式。

試行時，廠商欄整欄空白，一度讓團隊考慮刪除欄位。回查後才發現，指令要求 AI 去報價單找廠商，資訊卻只寫在信件正文。修正來源後，欄位保留下來；文件未載明與無法判讀也分開記錄，讓審核者知道該補資料還是查原件。

目前流程已接起收信、抽欄位、料號對照、SA 核對與確認後寫入 BC。待審資料和例外保留紀錄，訂正時由人提供正確值，AI 協助填入。改變的不只是一段輸入工作，也包含交接和審核的依據。

從同一段工作前後的做法，看見工具與人各自負責的事情。

工作環節	以前怎麼做	現在怎麼做
建單資料整理	SA 對著下單信與報價單逐欄讀取、手動輸入 BC。	AI 先抽取成待審草稿，SA 核對後，再由 AI 協助寫入 BC。
建單規則與交接	填寫規則與例外多依賴個人經驗及口頭交接。	將來源、填寫規則與例外整理成欄位對應表與抽取指令，作為共同核對依據。
料號選擇	同一品項有多筆相近料號，需查舊單或詢問有經驗的同仁。	依歷史訂單建立的對照帶出明確料號；查不到或有多筆候選時，仍交回人工判斷。
資料缺漏	空白欄位難以分辨是文件沒寫，還是 AI 沒讀到。	分開記錄未載明與無法判讀，並保留低信心、多候選等例外。
信件進入流程	依賴同仁手動 CC；忘記轉寄的信可能未進入處理流程。	改由平台直接收信，減少人工轉寄節點；重複來信新增並標記。

目前已完成流程串接、欄位規格與審核設計，尚無正式工時或正確率統計。對其他需要轉錄信件與附件的團隊而言，可以先選一段對錯容易核對的工作，整理欄位來源與例外，再決定哪些交給 AI、哪些保留人工確認。