答案藏在哪場會議？把翻找逐字稿變成直接提問

每天都會遇到的問題：先找會議，才能問答案

想確認客戶最近一次會議留下的待辦，或找出案件卡關的原因，Fang 過去得先猜答案藏在哪場會議。搜尋後，再下載一至三份逐字稿、貼進 AI，最後才開始提問。真正耗時的，是找出哪些會議值得看。

這項需求幾乎每天出現。第四組於是從反覆發生的小麻煩開始，用 Copilot Studio 建立 Meeting Ink Agent，希望同仁能直接問摘要、待辦或案件狀況，讓 Agent 代為搜尋會議與讀取逐字稿。

Fang 先完成一個 Agent 加兩個自動流程：一個尋找會議，一個取得 Meeting Ink 已產生的逐字稿，再交由 Agent 整理。原型解決了自己的查詢需求，但連線使用的是建立者的個人憑證；分享後，其他人仍會以建立者的身分存取資料。

團隊曾嘗試把金鑰改成變數，將 Agent 與流程打包，讓同仁各自匯入。測試時，兩個流程都因找不到指定參數，在送出請求前停止。即使修好參數，這個方式仍只解決部署時如何換設定，沒有解決共用 Agent 如何辨認每位使用者。

後續由 AI 組同仁協助改造連線架構。團隊將金鑰視為使用者自己的連線憑證，透過自訂連接器與使用者驗證，讓每位同仁建立個人連線。第一次使用時，在 Connect 卡片開啟的連線表單輸入自己的金鑰，無須貼進聊天，也不用修改流程。

新版可確認身分、列出個人或工作區會議，以及取得對應逐字稿。各項工具都以目前提問者的個人連線執行。同仁共用同一個 Agent，但能讀到哪些資料，取決於自己的 Meeting Ink 權限。

這次協助排除的是從個人工具走向共用工具的瓶頸。Fang 提供原型與實際查詢需求，AI 組協助連線架構改造；未經確認的開發工具細部分工，不列為成果歸因。

一次實際查詢中，Fang 詢問某客戶專案在特定階段還缺什麼文件。Agent 找到兩場相關會議，列出會議 ID、來源與討論內容，整理出尚缺的文件。Fang 再用既有群組對話核對，該次結果未發現錯漏。

另一個需求是找最近一次客戶月會的摘要與待辦。Agent 回傳了正確內容，Fang 不必先判斷要下載哪份逐字稿。這些實際案例顯示，工具協助的不只是摘要，也包括定位資訊來源。單一案例的核對結果，並不代表所有查詢都能保證正確。

依使用經驗估算，同類查詢約由 5–20 分鐘縮短為 3 分鐘。Fang 表示：「省下來的時間可以讓我跟進更多商機。」這反映時間運用的改變，尚未有商機數量或營收提升的統計。

目前已有兩位使用者實際查詢；第二帳號資料隔離、相關查詢情境，以及撤銷舊金鑰後更新或重建連線的恢復流程，皆已驗證正常。這些測試讓多人使用有了具體依據，但不等於已全面推廣。

工作環節	以前怎麼做	現在怎麼做
查詢步驟	猜測相關會議，搜尋並下載 1–3 份逐字稿，再貼進 AI。	直接自然語言提問，由 Agent 找會議、讀逐字稿並整理答案。
單次查詢時間	約 5–20 分鐘。	約 3 分鐘；前後數字皆為團隊使用估算，非正式 KPI。
查詢依據	先由使用者找對會議，才能取得相關內容。	可跨會議定位資訊並提供來源；已有實際案例經核對未發現錯漏。
多人使用	原型共用建立者憑證，分享後仍代表建立者。	每人建立個人連線，以自己的身分與權限使用共用 Agent。
工作重心	時間花在定位與搬運逐字稿。	將查找交給 Agent，再核對答案與來源；使用者表示能將省下時間投入商機跟進。

對其他要做共用 Agent 的團隊，這個案例提醒：應及早分清部署設定與使用者身分，將資料來源、個人連線和權限驗證一起設計。流程出錯時，也要確認問題是否超出表面的參數設定。

下一步，團隊希望依既定 Visit Report 格式產出報告，讓查到的會議資訊接進後續作業。目前這仍是規劃，尚非已完成成果。同仁可先透過安裝 SOP 了解個人連線、操作與錯誤排查方式，實際存取依各自帳號權限為準。