每個工具都能幫忙，資料卻仍靠人搬
打開 HaloPSA 看案件，到 Wiki 找資料，再把內容交給 AI 分析。完成後還得刪除冗長文字、調整格式、複製回系統。遇到似曾相識的問題，則要另找歷史案件。Purple 與 Criss 的第五組看見，AI 已經參與工作，工具之間的資料搬運卻仍花費力氣。
先說清楚工作，才開始串接功能
團隊先向 AI 說明實際順序：案件轉為處理中、保留紀錄、確認分類、完成與客戶或業務的最終確認，再結案並決定是否寄送通知。取得所需 API 權限後，再逐項實作。
人員提供需求、操作示範、截圖與錯誤訊息，Codex 與 Claude Code 協助修改程式和除錯。每輪都回到實際案件測試，確認功能是否符合日常工作。這些流程知識與測試回饋，是開發中不可省略的投入。
送出操作之後，還得確認真的成功
狀態變更、最終確認、結案與結案寄信都曾多次失敗。團隊逐一釐清權限、操作順序與系統等待時間，也發現按下按鈕後若沒有明確回應，使用者很難判斷該等還是重試。
透過實際操作示範與反覆修正，Workbench 補上等待提示、處理進度、結果查詢與人工確認。功能從能送出請求，推進到使用者能掌握結果；重要內容與操作仍由人把關。
過去的案件，成為現在可用的參考
Workbench 已能協助查找同一客戶的相似或相關案件，讓 AI 參考過去的處理方式。依實際使用估算，查找一筆可參考的歷史案件約由 10 分鐘縮短為 3 分鐘。這是查找環節的估算，並非整件案件的處理時間或正式效能統計。案件紀錄也先整理為已完成事項、目前狀態、重要發現、後續建議與待確認內容，再由人員刪改、核對與寫回。
這些功能與狀態變更、最終確認、結案通知接在同一流程中，減少查找和整理的來回步驟。一般客戶往返信仍在 HaloPSA 處理。
以前怎麼做，現在怎麼做？
從同一段工作前後的做法，看見工具與人各自負責的事情。
| 工作環節 | 以前怎麼做 | 現在怎麼做 |
|---|---|---|
| 歷史案件查找 | 自行搜尋過去案件，再整理資料提供 AI，查找一筆參考案件約 10 分鐘。 | Workbench 協助查找同客戶相似或相關案件並供 AI 分析，約 3 分鐘。前後時間為使用估算。 |
| 分析案件 | 在 HaloPSA、Wiki 與不同 AI 工具間查找、複製與切換。 | 案件資訊、歷史參考與 AI 分析集中在 Workbench 流程中。 |
| 整理紀錄 | AI 回覆格式不一，需手動刪除冗長內容、調整後複製回案件系統。 | 先以已完成事項、目前狀態、重要發現、後續建議與待確認內容整理，再由人核對後寫回。 |
| 狀態與結案操作 | 回到 HaloPSA 變更狀態、執行最終確認、結案與寄送結案通知。 | 這些操作已整合進 Workbench，並補上等待提示、結果查詢與人工確認。一般客戶往返信仍在 HaloPSA 處理。 |
這段經驗，如何帶回自己的工作
查找時間的使用估算只代表該環節，整體案件處理時間與長期品質仍待量測。其他同仁可先找出反覆搬運的資料與常用操作，說清楚順序、等待與確認點，再逐項串接、驗證。